Datenschutzerklärung
Stand: Oktober 2026 (Entwurf – vor Veröffentlichung juristisch prüfen lassen)
1. Verantwortlicher
Dennis Walter, DWX Consulting, Jahnstr. 57, 55257 Budenheim, [email protected]
2. Rollen
2.1 Für Nachrichten und Kontaktdaten der Kunden (Inhalte, Telefonnummern, Kontakte im CRM) ist der jeweilige Kunde, der die App installiert, Verantwortlicher. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich als Auftragsverarbeiter nach dem AV-Vertrag. Betroffene Personen (z. B. Kontakte, die einem Unternehmen per WhatsApp schreiben) wenden sich mit ihren Rechten bitte an dieses Unternehmen; Anfragen an uns leiten wir weiter.
2.2 Für die folgenden Daten sind wir selbst verantwortlich: Vertrags- und Abrechnungsdaten unserer Kunden, die Anmeldung von Benutzern aus dem CRM, Support-Anfragen und Benachrichtigungen per E-Mail sowie der Betrieb dieser Website und der Server.
3. Welche Daten wir als Verantwortlicher verarbeiten
| Daten | Zweck | Rechtsgrundlage | Speicherdauer |
|---|---|---|---|
| Firmendaten, Ansprechpartner, E-Mail, Bestätigung der AGB und des AV-Vertrags (mit Datum und Name) | Vertragsschluss, Nachweis | Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO | Vertragsdauer, danach gesetzliche Aufbewahrungsfristen |
| Abbuchungen (Kanal, Zeitraum, Status) | Abrechnung über das CRM | Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO | 10 Jahre (steuerliche Aufbewahrung) |
| Benutzer aus dem CRM (Kennung, Name, E-Mail, Rolle, Sprache) | Anmeldung, Rechte, Benachrichtigungen | Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO | bis zur Deinstallation |
| Inhaber bzw. installierende Person einer Agentur (Name, E-Mail, Telefon) | Kundenbetreuung | Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO | Vertragsdauer |
| E-Mails an den Support | Bearbeitung der Anfrage | Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO | bis zur Erledigung, längstens 3 Jahre |
| Technische Protokolle des Servers (ohne IP-Adressen) | Betrieb, Fehlersuche, Sicherheit | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO | höchstens 30 Tage |
4. Nachrichten, Sprachnachrichten und Transkription (im Auftrag der Kunden)
4.1 Nachrichten über WhatsApp, iMessage und SMS werden nicht dauerhaft bei uns gespeichert: Eingehende Nachrichten werden direkt in das CRM des Kunden übertragen; ausgehende liegen nur verschlüsselt bis zum Versand vor – bei gestaffeltem Versand (Versandschutz) gegebenenfalls einige Tage – und werden danach gelöscht.
4.2 Schaltet ein Kunde die Transkription ein, werden Sprachnachrichten auf unserem Server in Deutschland automatisch in Text umgewandelt. Es werden keine externen Anbieter für Spracherkennung oder künstliche Intelligenz eingesetzt; Audio und Text werden bei uns nicht gespeichert, der Text wird nur im CRM des Kunden abgelegt.
4.3 Im Protokoll speichern wir nur Metadaten (Zeit, Telefonnummern, Art der Nachricht, Status), keine Inhalte. Die Aufbewahrungsdauer stellt der Kunde ein (7 bis 365 Tage, Standard 90 Tage).
4.4 WhatsApp-Nachrichten werden über die Server von WhatsApp (Meta) übertragen, iMessage über Apple, SMS über das Mobilfunknetz des Kunden. Diese Dienste nutzt der Kunde mit seinen eigenen Konten und Geräten.
5. Empfänger und Unterauftragsverarbeiter
- STRATO GmbH, Berlin (Hosting in Deutschland)
- Neue Medien Münnich (ALL-INKL.COM), Friedersdorf (Versand von Benachrichtigungs-E-Mails)
- HighLevel Inc., USA, als Plattform, in der die App läuft und über die abgerechnet wird; die Nutzung des CRM verantwortet der Kunde selbst.
Eine Übermittlung in Drittländer durch uns findet nicht statt.
6. Android-App und iMessage-Bridge
Die Android-App und die Bridge für macOS übertragen nur SMS bzw. iMessages sowie technische Statusangaben an unseren Server. Sie enthalten keine Werbung und keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge. Für ihre Funktion benötigen sie die jeweils angezeigten Berechtigungen (SMS senden und empfangen, Nachrichten lesen, Benachrichtigungen; auf dem Mac Festplattenvollzugriff und die Steuerung der Nachrichten-App).
7. Cookies und Tracking
Die App im CRM verwendet keine Cookies und keine Tracking-Werkzeuge; die Anmeldung erfolgt über ein kurzlebiges Token im Arbeitsspeicher der Seite. Die Betreiber-Oberfläche verwendet ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie.
8. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15 bis 21 DSGVO) sowie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, z. B. beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz.